Rehber
Finans için veri yönetişimi nedir?
Veri yönetişimi, paraya dokunan her alanın, örneğin cari kartın VKN'si, vadesi, fiyat listesi ve iskonto oranının, adı belli bir sahibi ve yazılı bir kuralı olmasıdır. Sahip neyin doğru olduğuna karar verir, sorumlu veriyi o kurala göre tutar, finans da kuralın ne kadar tuttuğunu ölçer. Bu düzen olmadığında gelir, mükerrer cari kartlar, yanlış fiyatlar ve kesilmeyen vade farkları üzerinden sessizce kaçar.
Son güncelleme:
korppi ekibi, Cemal Tosun ve Emin Genisol
Veri yönetişimi nedir, veri yönetiminden farkı ne?
Veri yönetişimi (data governance) karar katmanıdır: bir alanı kim belirler, hangi kural geçerlidir, kurala uymayan kayda ne olur. Veri yönetimi (data management) ise bu kararlara göre veriyi saklama, temizleme ve taşıma işidir. Temizlik yapılıp yönetişim kurulmazsa aynı mükerrer cari kart bir sonraki çeyrekte yeniden açılır.
Finans her veri zincirinin sonundadır. Satış temsilcisi cari kartı açar, operasyon vadeyi girer, fiyatlama yeni listeyi yükler, sonuç faturada ve muhasebe kayıtlarında finansın önüne gelir. Bu alanların sahibi yoksa hatalar ay sonunda, mutabakatta ya da denetimde fark edilir ve kaynağında değil Excel'de düzeltilir.
%67
kuruluşların karar alırken kullandığı veriye tam olarak güvenmeyenlerin oranı.
Veri sahibi ve veri sorumlusu kimdir?
Kısaca: veri sahibi karar verir, veri sorumlusu uygular. Veri sahibi (data owner) bir alanın doğru değerine ve kimin değiştirebileceğine karar veren iş yöneticisidir. Veri sorumlusu (data steward) o alanın günlük kalitesini izleyen, kayıtları düzelten ve çelişkileri sahibine taşıyan uzmandır.
| Konu | Veri Sahibi | Veri Sorumlusu (Steward) |
|---|---|---|
| Genellikle kim | Kredi ve tahsilat müdürü, fiyatlama müdürü gibi bir iş yöneticisi | Ana veri veya faturalama uzmanı gibi veriye yakın bir kişi |
| Temel soru | Bu alan için doğru olan ne, kim değiştirebilir? | Alan bugün doğru mu, değilse nasıl düzelir? |
| Ölçüldüğü şey | İş sonucu, örneğin daha az kaçak ve itiraz | Kayıtların doğru tutulması ve düzeltme hızı |
Bir terim notu: KVKK'da "veri sorumlusu", kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder, yani çoğu zaman şirketin kendisidir. Yönetişimdeki steward rolüyle karıştırılmaması için bazı şirketler bu role "veri yöneticisi" ya da "kayıt sorumlusu" der. Önemli olan, her alan için adı belli tek bir kişinin olmasıdır. Tanımlar için sözlüğe bakabilirsiniz.
Finans verisi kalitesi neden bozulur?
Finans verisi genellikle kötü niyetle değil, sahipsizlikten bozulur. Herkesin düzenleyebildiği ama kimsenin hesap vermediği kayıtlar zamanla kendi kurallarını üretir. Aynı firma iki ayrı cari kart olarak açılır ve koşulları bölünür, zam bazı müşterilere hiç yansımaz, vade elle değişir ve vade farkı kesilmez, onaysız iskontolar marjı eritir. Her biri tek başına küçük görünür, toplamı ise ciddi bir gelir kaybıdır.
Bu örüntülerin para karşılığı gelir kaçağı rehberinde anlatılır. Cari kart tarafı ise ana veri kalitesi sayfasında yer alır.
Hangi Alanların Sahibi ve Kuralı Olmalı?
Kısa cevap: faturadaki tutarı değiştiren her şey, yani müşterinin kim olduğu, hangi fiyat ve iskontoyu aldığı ve ne zaman ödediği. Zor olan bundan sonrasıdır. Hangi kuralın işinize uyduğu, gerçek istisnaların nerede olduğu ve hangi bozuk kaydın gerçekten para kaybettirdiği şirketten şirkete değişir. Yanlış kurgulanırsa finans gürültüye boğulur. Bu muhakeme deneyim ister ve bizimle konuşmak için iyi bir başlangıç noktasıdır.
Veri yönetişimi ile KVKK arasındaki ilişki nedir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve ne kadar süreyle işlendiğiyle ilgilenir. Veri yönetişimi daha geniş bir çerçevedir ve kişisel olsun olmasın tüm iş verisini kapsar. İkisi birbirini besler: bir alanın sahibi ve kuralı belliyse, o alanda kişisel veri olup olmadığı, kimin erişebildiği ve ne zaman silinmesi gerektiği de daha kolay takip edilir.
- Şahıs müşterilerde TCKN, ad soyad ve adres kişisel veridir. Tüzel kişilerin VKN ve unvanı ise genel olarak kişisel veri sayılmaz.
- Veri envanteri çıkarırken sahipler listesi iyi bir başlangıç noktasıdır.
- Analiz için gerekmeyen kişisel verileri dışa aktarıma koymamak, veri minimizasyonu ilkesine uygun bir alışkanlıktır.
Bu bölüm genel bilgi amaçlıdır, hukuki görüş değildir. KVKK uyumu için kendi hukuk ve uyum ekibinizle çalışmanızı öneririz.
Finans ekipleri için adım adım veri yönetişimi
Çerçeve çizmek kolaydır, yaşatmak zordur. Çoğu yönetişim programı BT projesi olarak yürütüldüğü, geri kazanılan parayla değil üretilen dokümanla ölçüldüğü için yarıda kalır. Kalıcı olanlar finansın sahiplendiği, adı belli kişilerin yürüttüğü ve marj, nakit ve denetime hazırlıkla ölçülen programlardır.
CFO'nun rolü sahiplenmek ve anlaşmazlıklarda karar vermektir. Programı sisteminize, ekibinize ve riskinize göre kurgulamak işin asıl emek isteyen kısmıdır ve burada size yardımcı olabiliriz. Yapay zekâ kullanımı arttıkça bu daha da önem kazanır, çünkü bir asistan mükerrer cari kartlarla dolu bir veride emin görünen ama yanlış cevaplar üretir.
korppi veri yönetişimini nasıl destekler?
korppi para raporlamadan önce veriyle başlar. Mükerrer cari kartlar, bozuk kodlar ve sahipsiz alanlar önce görünür hale gelir ve sahibine yönlendirilir, böylece kaçaklar ne iki kez sayılır ne de gözden kaçar. Her bulgu sahibi, tutarı ve arkasındaki fatura satırlarıyla birlikte gelir. Her rakam sizin satırlarınızdan hesaplanır, yapay zekâ sonuçları açıklar ama hiçbir rakamı kendisi üretmez.
Veri Sağlık Raporu bu resmi bir kez, kendi verinizden çıkarır. korppi Revenue Intelligence ise her yeni dışa aktarımı bir öncekiyle karşılaştırarak resmi güncel tutar. Salt okunur bir dışa aktarım yeterlidir, korppi sisteminize hiçbir şey yazmaz, ayrıntıları ekibinizle birlikte belirleriz. Güvenlik dokümanı talep üzerine paylaşılır. Logo, Netsis, Mikro ve SAP gibi sistemlerle çalışır, ayrıntılar ERP veri kalitesi sayfasındadır.
Veri Sağlık Raporu ile Başlayın
Yönetişimin size ne kazandıracağını görmenin en hızlı yolu kendi verinize bakmaktır. Veri Sağlık Raporu talep edin, sahipsiz alanların nerede olduğunu ve size neye mal olduğunu satır satır gösterelim. Önce korppi'yi görmek isterseniz bir demo talep edin.
Sık Sorulan Sorular
Veri yönetişimi ile veri yönetimi aynı şey mi?
Hayır. Veri yönetişimi kararları belirler: alanın sahibi kim, kural ne, istisnayı kim onaylar. Veri yönetimi ise bu kararlara göre veriyi saklama, temizleme ve taşıma işidir. Önce yönetişim kurulmazsa yapılan temizlik kalıcı olmaz.
Veri sahibi ile veri sorumlusu arasındaki fark nedir?
Veri sahibi bir alanın doğru değerine karar veren iş yöneticisidir, veri sorumlusu (steward) ise bu kurala göre kayıtları günlük olarak düzelten uzmandır. Küçük ekiplerde iki rol aynı kişide olabilir. KVKK'daki "veri sorumlusu" ise farklı bir kavramdır ve kişisel verilerin işlenmesinden sorumlu kişiyi, çoğu zaman şirketi ifade eder.
Finans verisi kalitesi nasıl ölçülür?
En anlamlı ölçü paradır: bozuk verinin bugün size ne kadar gelir kaybettirdiği. Hangi kayıtların sorunlu olduğunu ve bunun hangi fatura satırlarına yansıdığını görmek uzmanlık ister. Veri Sağlık Raporu bunu kendi dışa aktarımınız üzerinden gösterir.
Veri yönetişimi KVKK uyumunu sağlar mı?
Tek başına sağlamaz. Veri yönetişimi sahipleri ve kuralları netleştirerek kişisel veri envanterini ve erişim kontrolünü kolaylaştırır, ama KVKK uyumu hukuki değerlendirme, aydınlatma ve kayıt süreçleri de gerektirir. Bu konuda kendi hukuk ekibinizle çalışmanız gerekir.
Veri yönetişimine büyük bir proje olmadan nasıl başlanır?
Paradan başlayın. Bugün hangi veri sorunlarının gerçekten gelir kaybettirdiğini bulun ve önce onlara sahip atayın. Kendi dışa aktarımınız üzerinde hazırlanan bir Veri Sağlık Raporu tam olarak bunu gösterir, böylece program uzun bir çerçeve çalışması yerine görünür sonuçlarla başlar.